Подготовка к аудиту на соответствие социальным нормам: что должен доказать поставщик защитных чехлов.

Аудит соответствия социальным стандартам не проверяет ваш продукт. Он проверяет, может ли организация, которая его произвела, по запросу предоставить доказательства того, что ее трудовая деятельность, рабочее время, заработная плата, безопасность и экологические практики соответствуют заявленным. Если вы впервые видите эти доказательства на той неделе, когда был назначен аудит, вы уже отстаёте. В этом руководстве рассматривается, что именно измеряет независимый аудит, пять комплектов документов, которые следует запросить, прежде чем заключать договор с поставщиком, и где чаще всего терпят неудачу производители защитных чехлов на заказ.

Что именно измеряет аудит социальной ответственности

Большинство схем — amfori BSCI, Sedex SMETA, SA8000, WRAP, ICS — различаются по формулировкам оценки и формату отчетов. Однако требуемые доказательства практически одинаковы и сгруппированы в пять блоков:

• Трудовые отношения — запрет на детский труд, принудительный или кабальный труд, запрет на хранение документов, удостоверяющих личность, свобода ассоциаций.
• Оплата труда и рабочее время — заработная плата на уровне или выше установленного законом минимума, сверхурочная работа добровольная и оплачивается по установленному законом тарифу, зарегистрированное рабочее время соответствует фактическому.
• Охрана труда и техника безопасности — защита оборудования, хранение химических веществ, пожарные выходы, вентиляция, средства индивидуальной защиты, первая помощь, учет несчастных случаев.
• Охрана окружающей среды — записи об обращении с отходами и их утилизации, сточные воды, разрешения, запрещенные вещества.
• Системы деловой этики и управления — отсутствие взяточничества, прозрачное субподрядное производство, ответственное лицо за соблюдение требований и канал подачи жалоб, которым действительно пользуются работники.

Для покупателя практическая выгода заключается в том, что все пять блоков документируются , а не проверяются . Аудитор тратит больше времени на сопоставление записей друг с другом, чем на обход цеха. Именно поэтому поставщик может выглядеть упорядоченным и все равно провалить проверку: файл с данными о заработной плате, файл с данными о посещаемости и производственный файл рассказывают три разные истории.

Пять комплектов документов, которые необходимо запросить перед принятием решения.

Запрашивайте эти данные до оформления заказа, а не после. Поставщик, который может быстро их изготовить, говорит о многом полезном; поставщик, который ведет переговоры об их изготовлении, говорит о многом еще более полезном.

1. Полный аудиторский отчет, а не сертификат. Проверьте орган, выдавший отчет, схему, версию отчета, дату аудита и срок действия или цикл. Одностраничное резюме с логотипом не является отчетом. Если вам выдали сертификат в рамке, попросите предъявить соответствующий документ.

2. Страница с описанием объема работ. Какое юридическое лицо, какой адрес предприятия, какие производственные линии. Сертификат на уровне группы компаний, подтверждающий адрес, не совпадающий с местом производства ваших товаров, ничего не доказывает о ваших товарах. Это наиболее распространенный пробел, который мы обнаруживаем при аудите покупателями собственной цепочки поставок.

3. Открытый план корректирующих действий. Любая реальная проверка оставляет следы. Важно составить список открытых вопросов с указанием первопричины, ответственного лица, целевой даты и доказательств завершения. Первая проверка без замечаний не означает, что поставщик безупречен — как правило, это поставщик, которого инструктировали, или аудитор, который не провел широкую выборку.

4. Выборочная проверка записей о заработной плате и посещаемости. Аудитор проводит выборочную проверку; вам тоже следует провести выборочную проверку. Выберите три обычные недели, включая одну с крайним сроком отгрузки, и запросите ведомость заработной платы, записи о посещаемости и данные о выпуске продукции за ту же неделю. Если эти три документа не удается сопоставить, значит, указанное количество часов не соответствует реальному количеству часов.

5. Заявление о субподряде. Какие процессы выполняются внутри компании, какие переданы на аутсорсинг и кому. Для швейных изделий это имеет большее значение, чем для большинства других категорий, поскольку пошив — это самый простой процесс, который можно перенести в незаявленное производство в сжатые сроки.

Там, где производство защитных чехлов обычно терпит неудачу.

Изготовление защитного чехла на заказ из термоформованного ЭВА с высокопрочной сшитой конструкцией — трудоемкий и многоэтапный процесс: формование, раскрой, сшивание, сборка, проверка качества, упаковка. Такая форма создает два специфических риска при аудите.

Во-первых, рабочее время концентрируется ближе к отгрузке . Поскольку последним этапом является сборка и упаковка, задержка на более раннем этапе компенсируется в конце, и именно тогда сверхурочная работа становится привлекательной. Во-вторых, производственные мощности швейного производства эластичны . Технически легко перенести часть швейного цикла на более поздний срок при резком увеличении объёма, а незаявленное привлечение субподрядчиков — одна из тех проблем, которые чаще всего перерастают из незначительных в критические.

Ни один из этих рисков не является причиной избегать данной категории. Оба являются поводом для того, чтобы прямо спросить о принадлежности процесса — вопрос, который пересекается с тем, который каждый покупатель уже должен задавать себе. кто непосредственно проектирует и производит корпус в рамках соглашения ODM или OEM .

Что должен уметь производить поставщик

Используйте это как список пожеланий, а не как оценочный лист. В среднем столбце указано, что вы запрашиваете; важно лишь, чтобы это поступало оперативно и регулярно.

Общие пробелы, лежащие в основе этих пяти пунктов.

• Отчет существует, но указанный в нем адрес отличается от адреса доставки вашего заказа.
• Сертификат действителен, но список открытых результатов расследования от него отсоединен.
• Учет рабочего времени происходит в обычную неделю, а не в неделю отгрузки.
• Об отсутствии субподряда говорится, что его мощности явно превышают собственные производственные мощности.

Как читать врученный вам аудиторский отчет

Большинство проверок покрывается четырьмя пунктами, и ни одна из них не требует прохождения аудиторской подготовки.

Укажите название организации и адрес перед логотипом. Убедитесь, что в отчете указано место производства вашей продукции. Логотипы схем широко воспроизводятся; страницы с описанием объема работ — нет.

Дата и цикл перед выставлением оценки. Отчет, срок действия которого истек, и отчет, в котором не указан цикл, одинаково малоинформативны относительно текущей ситуации.

Оценка степени серьезности проблемы предшествует получению общего результата. Заголовок, содержащий незначительную информацию о серьезном выявленном нарушении, не является достаточным основанием для принятия решения. Ознакомьтесь со списком нарушений и проверьте, существуют ли доказательства их устранения, а не просто отмечен ли соответствующий пункт.

Глубина выборки перед формулированием вывода. Сколько работников было опрошено по отношению к общей численности персонала и за какое количество дней. Вывод, сделанный на основе малой выборки, является утверждением о самой выборке.

Как выглядит "готовность к аудиту" в обычный вторник

Для аудиторов важна не разница между сертифицированными и несертифицированными поставщиками, а разница между организациями, которые ведут учет как побочный продукт ведения бизнеса, и организациями, которые собирают аналогичный набор документов при объявлении проверки.

Их разделяют три наблюдаемых сигнала. Записи поступают в течение часа после запроса, а не «на следующей неделе». Отдельной версии файла для аудита нет. И на вопросы аудитора отвечает тот, кто непосредственно руководит этим процессом, а не координатор, зачитывающий заранее подготовленный текст.

Со стороны закупщиков это выражается в вопросе, который стоит задавать во время каждой поездки по поиску поставщиков: покажите мне справку о посещаемости за прошлый месяц, а не папку с результатами аудита.

FAQ

О какой схеме мне следует спросить своего поставщика?

Выберите ту систему, которая указана в кодексе поведения вашего клиента. BSCI, Sedex SMETA, SA8000 и WRAP не взаимозаменяемы в системе оценки, и поставщик, имеющий одну из них, не автоматически принимается по другой. Запросите информацию о той системе, которую признает ваш конечный клиент, и рассматривайте другую систему как отправную точку, а не как замену.

Может ли поставщик соответствовать требованиям, не имея сертификата?

Да. Соответствие требованиям — это состояние; сертификация — это результат процесса аудита. Поставщик, не имеющий действующего сертификата, но имеющий сверенные записи и работающий процесс корректирующих действий, часто находится в лучшем положении, чем тот, у кого просрочен сертификат и нет списка выявленных нарушений. Если поставщик заявляет о наличии сертификации, запросите подтверждающий отчет — FZ® не публикует заявления о сертификации, которые он не может подтвердить актуальным документом по запросу.

Что произойдет, если наш нынешний поставщик не пройдет аудит?

Рассматривайте это как проблему, требующую корректирующих действий, а не как автоматический выход из ситуации. Полезно задать вопросы о том, какие из выявленных недостатков являются критическими, а какие — незначительными, понятны ли первопричины и кто несет ответственность за завершение работ. График завершения работ должен быть составлен с указанием ответственных лиц; мы намеренно не указываем фиксированное количество дней для устранения недостатков, поскольку число дней, предложенное до того, как станут известны результаты работ, как правило, превращается в договорное обязательство, которое никто не может выполнить.

Следующий шаг

Если вы готовитесь к проверке поставщика или циклу аудита и хотите, чтобы защитный корпус был должным образом задокументирован, отправьте модель устройства, целевой годовой объем и рынки, на которые вы поставляете продукцию. Мы вернем вам письменное заключение о целесообразности, содержащее информацию о способе изготовления, подходе к оснастке и доказательствах, которые мы можем предоставить для вашего рассмотрения, включая то, какие из пяти указанных выше блоков документов мы можем подготовить для себя, а какие находятся у конкретного партнера.

Если вы одновременно разрабатываете коммерческое обоснование, почитайте также две статьи на эту тему: как Общая стоимость владения остается неизменной в рамках программы защиты интересов. и где Фактический срок выполнения заказа истекает до отгрузки первой единицы товара. Для пробных объемов, маршруты минимального заказа и прототипирования рассматриваются отдельно.

Контакт:jack@shfangzhen.com