Preparazione all'audit di conformità sociale: cosa deve dimostrare un fornitore di custodie protettive

Un audit di conformità sociale non testa il tuo prodotto. Verifica se l'azienda produttrice è in grado di fornire, su richiesta, prove che le sue pratiche in materia di lavoro, orari, salari, sicurezza e ambiente corrispondano a quanto dichiarato. Se ricevi tali prove solo nella settimana in cui è previsto l'audit, sei già in ritardo. Questa guida illustra cosa misura effettivamente un audit di terze parti, i cinque set di documenti da richiedere prima di affidarsi a un fornitore e i punti deboli più comuni nella produzione di custodie protettive personalizzate.

Cosa misura effettivamente un audit di conformità sociale

La maggior parte degli schemi — amfori BSCI, Sedex SMETA, SA8000, WRAP, ICS — differiscono per il linguaggio di valutazione e il formato del report. Le prove sottostanti richieste sono pressoché identiche e si raggruppano in cinque blocchi:

• Lavoro : niente lavoro minorile, niente lavoro forzato o servitù, niente sequestro dei documenti d'identità, libertà di associazione.
• Retribuzione e orario di lavoro : salari pari o superiori al minimo legale, straordinari volontari e retribuiti con la maggiorazione prevista dalla legge, ore registrate corrispondenti alle ore effettivamente lavorate.
• Salute e sicurezza : protezione delle macchine, stoccaggio di sostanze chimiche, uscite di sicurezza, ventilazione, dispositivi di protezione individuale, pronto soccorso, registrazione degli incidenti.
• Ambiente : registri relativi alla gestione e allo smaltimento dei rifiuti, effluenti, permessi, sostanze soggette a restrizioni.
• Sistemi di etica e gestione aziendale : niente corruzione, subappalto trasparente, una persona designata responsabile del rispetto delle norme e un canale di reclamo effettivamente utilizzato dai lavoratori.

Il punto pratico per un acquirente è che tutti e cinque i blocchi siano documentati anziché ispezionati . Un revisore impiega più tempo a confrontare i registri tra loro che a girare per l'azienda. Ecco perché un fornitore può sembrare in regola e comunque non essere conforme: il registro delle buste paga, il registro delle presenze e il registro della produzione raccontano tre storie diverse.

I cinque set di documenti da richiedere prima di impegnarsi

Richiedete queste informazioni prima dell'ordine di acquisto, non dopo. Un fornitore in grado di produrle rapidamente vi sta fornendo un'informazione utile; un fornitore che negozia i tempi di produzione vi sta fornendo un'informazione ancora più utile.

1. Il rapporto di audit completo, non il certificato. Verifica l'ente emittente, lo schema, la versione del rapporto, la data di audit e la scadenza o il ciclo. Un riepilogo di una pagina con un logo non è un rapporto. Se ti viene consegnato un certificato incorniciato, chiedi il documento originale.

2. La pagina relativa all'ambito di applicazione. Quale entità legale, quale indirizzo del sito, quali linee di produzione. Un certificato a livello di gruppo che copre un indirizzo diverso da quello di produzione dei vostri beni non dimostra nulla sui vostri beni stessi. Questa è la lacuna più comune che riscontriamo quando gli acquirenti verificano la propria catena di fornitura.

3. Il piano di azioni correttive aperto. Ogni audit serio lascia dei rilievi. Ciò che conta è l'elenco degli elementi aperti con la causa principale, la persona responsabile, la data obiettivo e la documentazione a supporto della chiusura. Un primo audit senza rilievi non è indice di un fornitore impeccabile: di solito si tratta di un fornitore che ha ricevuto un adeguato supporto formativo, oppure di un auditor che non ha effettuato un campionamento sufficiente.

4. Un campione di registri delle presenze e dei salari, confrontati. Il revisore effettua un campionamento; anche voi dovreste farlo. Scegliete tre settimane ordinarie, inclusa una con una scadenza di spedizione, e richiedete il foglio paga, il registro delle presenze e la produzione relativa alla stessa settimana. Se i tre dati non possono essere confrontati, le ore dichiarate non corrispondono alle ore reali.

5. Una dichiarazione di subappalto. Quali processi vengono svolti internamente, quali sono esternalizzati e a chi. Per i prodotti confezionati, questo aspetto è più importante che per la maggior parte delle altre categorie, perché la cucitura è il processo più facile da trasferire a un laboratorio non dichiarato entro una scadenza ravvicinata.

Dove la produzione di custodie protettive tende a fallire

Una custodia protettiva personalizzata realizzata in EVA termoformato con una struttura cucita ad alta resistenza è un processo laborioso e multifase: stampaggio, taglio, cucitura, assemblaggio, ispezione, imballaggio. Tale forma crea due specifici rischi di audit.

Innanzitutto, le ore lavorative si concentrano in prossimità della spedizione . Poiché l'ultima fase è quella di assemblaggio e imballaggio, un ritardo nelle fasi precedenti viene assorbito alla fine, proprio quando gli straordinari diventano convenienti. In secondo luogo, la capacità di cucitura è elastica . È tecnicamente facile spostare parte di una produzione di cucitura verso l'esterno quando i volumi aumentano, e il subappalto non dichiarato è una delle problematiche che più spesso si aggrava, passando da lievi a critiche.

Nessuno dei due rischi è un motivo per evitare la categoria. Entrambi sono motivi per chiedere esplicitamente informazioni sulla proprietà del processo, una domanda che si sovrappone a quella che ogni acquirente dovrebbe già porsi. chi progetta e produce effettivamente il case nell'ambito di un accordo ODM o OEM .

Cosa dovrebbe essere in grado di produrre un fornitore

Utilizzate questo modulo come elenco di richieste, non come foglio di valutazione. La colonna centrale indica ciò che richiedete; il punto cruciale è se la richiesta viene esaudita tempestivamente e con regolarità.

Lacune comuni dietro questi cinque elementi

• Il report esiste, ma l'indirizzo del sito indicato è diverso da quello a cui verrà spedito il tuo ordine.
• Il certificato è valido, ma l'elenco dei rilievi aperti è stato separato da esso.
• Le ore vengono conciliate in una settimana normale e non in una settimana di spedizioni.
• Il ricorso al subappalto è dichiarato nullo, mentre la capacità di cucito supera nettamente quella interna.

Come leggere un rapporto di audit che ti viene consegnato

Quattro controlli coprono la maggior parte del valore e nessuno di essi richiede una formazione specifica in materia di revisione contabile.

Nome dell'entità e indirizzo prima del logo. Conferma che il report indichi il sito che produrrà i tuoi prodotti. I loghi degli schemi sono ampiamente riprodotti; le pagine relative all'ambito di applicazione non lo sono.

Data e ciclo prima del voto. Un rapporto scaduto e un rapporto senza indicazione del ciclo sono ugualmente poco informativi sulle condizioni attuali.

Valutare la gravità prima di giungere a una conclusione generale. Un titolo che passa senza un riscontro importante ancora aperto non è sufficiente. Leggere l'elenco dei riscontri e verificare se esistono prove sufficienti per la chiusura della questione, anziché limitarsi a spuntare una casella.

Profondità del campionamento prima di trarre conclusioni. Quanti lavoratori sono stati intervistati rispetto al numero totale di dipendenti e in quanti giorni? Una conclusione tratta da un campione esiguo è un'affermazione sul campione stesso.

Ecco come si presenta un'azienda "pronta per la revisione contabile" in un normale martedì.

La distinzione che interessa agli auditor non è tra fornitori certificati e non certificati, bensì tra organizzazioni che tengono registri come conseguenza indiretta della gestione aziendale e organizzazioni che raccolgono una serie parallela di documenti solo quando viene annunciata una visita.

Tre segnali tangibili li distinguono. I documenti arrivano entro un'ora dalla richiesta, non "la prossima settimana". Non esiste una versione separata per la revisione contabile di alcun file. E la persona che risponde alle domande del revisore è la stessa che gestisce effettivamente il processo, non un coordinatore che legge un copione precompilato.

Dal punto di vista degli acquisti, questo si traduce in una domanda che vale la pena porre durante ogni viaggio di ricerca fornitori: mostratemi il registro delle presenze del mese scorso, non la vostra cartella di controllo.

FAQ

Quale piano tariffario dovrei chiedere al mio fornitore?

Qualunque sia lo schema di certificazione indicato dal codice di condotta del tuo cliente, BSCI, Sedex SMETA, SA8000 e WRAP non sono intercambiabili in termini di punteggio, e un fornitore che possiede una di queste certificazioni non è automaticamente accettato anche per le altre. Richiedi lo schema riconosciuto dal tuo cliente finale e considera un altro schema come un punto di partenza, non come un sostituto.

Un fornitore può essere considerato conforme senza possedere una certificazione?

Sì. La conformità è uno stato; la certificazione è il risultato di un processo di audit. Un fornitore senza un certificato valido, ma con una documentazione verificabile e un processo di azioni correttive funzionante, si trova spesso in una posizione migliore rispetto a uno con un certificato scaduto e senza un elenco di non conformità in sospeso. Se un fornitore dichiara di essere certificato, chiedete il rapporto che lo supporta: FZ® non pubblica dichiarazioni di certificazione che non può comprovare con un documento aggiornato su richiesta.

Cosa succederebbe se il nostro fornitore attuale non superasse l'audit?

Trattatelo come un problema che richiede un'azione correttiva, piuttosto che come una soluzione automatica. Le domande utili da porsi sono: quali risultati sono critici e quali secondari? Le cause profonde sono state comprese? Chi è responsabile della chiusura? Dovrebbe essere redatto un piano di chiusura con l'indicazione dei responsabili; evitiamo deliberatamente di fornire un numero fisso di giorni per la bonifica, perché una cifra offerta prima che i risultati siano noti tende a trasformarsi in un impegno contrattuale che nessuno può rispettare.

Passo successivo

Se state preparando una revisione dei fornitori o un ciclo di audit e desiderate che la documentazione relativa alla custodia protettiva sia redatta correttamente, inviateci il modello del dispositivo, il volume annuo previsto e i mercati in cui operate. Vi restituiremo una nota di fattibilità scritta che illustra il percorso di produzione, l'approccio di attrezzaggio e la documentazione che possiamo fornire per la vostra revisione, specificando quali dei cinque blocchi di documentazione sopra indicati possiamo produrre internamente e quali sono gestiti da un partner designato.

Due letture correlate se stai elaborando contemporaneamente il caso commerciale: come il costo totale di proprietà si comporta in modo diverso nell'ambito di un programma di protezione dei casi e dove Il tempo di consegna viene effettivamente consumato prima che la prima unità venga spedita. Per quantità di prova, ordine minimo e percorsi di prototipazione sono trattati separatamente.

Contatto:jack@shfangzhen.com